⚡ 샘플 데이터로 시작합니다
| 문서번호 | 구분 | 제목 | 발신처 | 수신처 | 문서일자 | 처리기한 | D-day | 처리상태 |
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문서번호·발신처·수신처·처리기한을 체계적으로 관리합니다. 처리 기한 D-day를 자동 추적하고 미처리 문서를 강조 표시합니다.
| 문서번호 | 구분 | 제목 | 발신처 | 수신처 | 문서일자 | 처리기한 | D-day | 처리상태 |
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기업 간 공식 문서 교환은 발송·접수 이력을 체계적으로 관리해야 합니다. 계약서·협약서·공문은 처리기한이 있는 경우가 많으며, 기한을 놓치면 법적 불이익이 발생할 수 있습니다.
이 도구는 발송·접수 공문서의 문서번호, 발신처/수신처, 제목, 처리기한, 처리 상태를 관리합니다. 처리기한 D-day를 자동 계산하여 기한 초과 위험을 사전에 알려주며, 미처리 문서를 필터링하여 우선순위를 파악할 수 있습니다.
전자문서 발송이 늘었지만 계약서·각서·공증 서류 등 법적 효력이 필요한 문서는 여전히 원본 교환이 필요합니다. 수신 문서는 접수일과 담당부서를 기록하고, 처리 결과를 회신한 날짜도 함께 관리하면 업무 이력 추적이 용이합니다.
A. 통상 '연도-부서코드-일련번호' 형식(예: 2026-총무-001)으로 부여합니다. 문서번호는 변경하지 않는 것이 원칙이며, 오류 발생 시 취소 문서를 발행하고 새 번호로 재발행합니다.
A. 영구 보존 문서(정관, 이사회 의사록, 주주총회 의사록), 10년 보존(계약서, 소송관련), 5년 보존(세무 서류), 3년 보존(일반 업무 문서) 등으로 구분됩니다. 회사 문서관리규정을 우선 따르세요.
공문서 발송·접수 대장 — 문서번호·처리기한 사용 시 입력값은 정확하게 입력하고, 결과는 의사결정의 참고 자료로 활용하세요. 법령 개정 시 기준이 변경될 수 있으므로 관련 법령 원문도 함께 확인하는 것을 권장합니다. 총무랩은 자산 관리 분야의 다양한 실무 도구를 무료로 제공합니다.
공문서는 문서번호를 부여하고 발송·접수 이력을 체계적으로 관리해야 합니다. 특히 법적 분쟁이 생길 수 있는 계약·협약 관련 공문은 처리 기한과 회신 여부를 꼼꼼히 추적해야 합니다.
공공기관의 경우 영구·준영구·30년·10년·5년·3년·1년으로 보존 기간이 구분됩니다. 민간 기업의 경우 계약 관련 문서는 계약 종료 후 5년, 세금 관련 문서는 5~7년 보존이 일반적입니다.
기업에서 작성·접수한 문서는 종류에 따라 보존 기간이 다릅니다. 세무 관련 서류는 5년, 노무 관련 서류는 3년, 일반 업무 문서는 1~3년 보존이 원칙입니다. 문서번호 체계를 일관되게 유지하면 추후 열람이나 감사 대응이 용이합니다.
외부 공문 접수 시에는 수신일시와 담당자를 반드시 기록하고, 처리기한이 있는 문서는 D-day를 관리해야 합니다. 발송 공문은 상대방의 수령 확인을 받고 발송 기록을 보관하세요. 내용증명 등 법적 효력이 필요한 문서는 내용증명 우편이나 전자문서로 발송하면 증빙이 남습니다.
전자결재 시스템을 사용하는 기업도 중요 외부 문서는 별도로 수발신 대장에 기록하는 것이 좋습니다. 특히 계약서, 공문, 법원 서류 등은 접수 즉시 담당자에게 전달하고 확인 서명을 받아두세요. 보관 기간이 지난 문서는 개인정보보호법에 따라 안전하게 파기해야 합니다.