공문서 발송·접수 대장 — 문서번호·처리기한 D-day 관리

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	문서번호	구분	제목	발신처	수신처	문서일자	처리기한	D-day	처리상태

공문서, 발송·접수·보관 실무문서번호·보존기간·이관

공문서는 조직의 공식적인 의사 표시입니다. 발송·수신 이력과 문서번호 체계를 갖춰야 나중에 분쟁이나 감사 때 증빙이 됩니다. 특히 계약·협약 공문은 처리 기한과 회신 여부를 꼼꼼히 추적해야 해요.

문서번호를 부여해 발송·접수 이력을 기록하고 보존 기간을 관리합니다.

기안(제목·수신처·발신일·문서번호·본문·담당자·결재선) → 결재 완료 → 발송 방법 결정(이메일·팩스·우편) 순으로 진행합니다. 중요 공문은 등기로 발송해 수령을 확인하고, 문서번호·발송일·수신처·발송 방법·담당자를 대장에 기록하세요.

수신 공문은 접수번호를 부여하고 접수일·발신처·처리 기한·담당 부서를 기록합니다. 회신이 필요한 공문은 처리 기한을 추적해 누락을 막고, 처리 완료 후 결과를 대장에 남깁니다. 문서번호 체계(연도-부서-일련번호)를 통일하면 검색·감사가 쉬워집니다.

보존 기간이 지난 문서는 규정에 따라 폐기하되, 폐기 목록과 폐기 확인서를 남기세요. 분쟁 가능성이 있는 계약·협약 문서는 보존 기간이 지나도 별도 보관을 검토합니다. 전자문서는 백업본을 이중으로 관리해 유실에 대비하세요.

계약서는 얼마나 보관하나요?

일반적으로 계약 종료 후 5년입니다. 분쟁 가능성이 있으면 더 길게 보관하는 것이 안전합니다.

세무 관련 서류 보존 기간은?

보통 5~7년입니다. 세무조사에 대비해 증빙을 함께 보관하세요.

문서번호는 어떻게 매기나요?

연도-부서-일련번호처럼 체계를 통일하면 검색·감사가 쉽습니다.

접수 공문은 어떻게 관리하나요?

접수번호를 부여하고 처리 기한·담당 부서·회신 여부를 추적합니다.

보존 기간이 지난 문서는?

규정에 따라 폐기하되 폐기 목록·확인서를 남깁니다. 중요 문서는 별도 보관을 검토합니다.

관련: 공문서 관리 · 문서번호 체계 · 발송 접수 대장 · 보존 기간 · 계약서 5년 · 공공기관 보존 · 폐기 확인서 · 전자문서 백업

공문서발송·접수 대장