거래명세서 양식 작성기
양식이나 먹지 용지 없이 휴대폰·PC에서 바로 쓰는 거래명세서(거래명세표)입니다. 거래처와 품목을 넣으면 공급가액·세액이 계산되고, 공급자·공급받는자 보관용 2장을 A4 한 장에 인쇄하거나 PDF로 저장해요.
① 우리 회사 (공급자)
＋ 주소·업태·종목·전화·담당자·도장
② 공급받는자 · 거래 정보
＋ 등록번호·대표자·주소·번호·비고
＋ 계산 방식 (부가세·원 단위)
거래명세서(거래명세표)는 납품한 품목·수량·금액을 공급자와 공급받는자가 함께 확인하는 문서로, 법정 서식은 없습니다. 거래일자, 양쪽 상호, 품목별 수량·단가·공급가액·세액, 합계를 적고 같은 내용을 두 장 만들어 한 장씩 보관합니다. 이 작성기는 양식을 내려받지 않고 휴대폰이나 PC에서 바로 써서 두 장을 A4 한 장에 인쇄하거나 PDF로 저장합니다.
거래명세서, 두 장 한 번에 뽑는 법이럴 때 쓰기 좋아요 · 휴대폰 PDF 저장 · 공급가액·세액 계산 · 세금계산서와 차이
거래명세서는 보통 먹지(NCR) 용지에 손으로 쓰거나 엑셀 양식을 고쳐 씁니다. 위 작성기는 품목을 넣으면 공급가액과 세액을 자동으로 계산하고, 공급자 보관용과 공급받는자 보관용을 A4 한 장에 위아래로 인쇄합니다.
1이럴 때 쓰기 좋아요
- 1인·소규모 사업자: 거래명세서 양식을 따로 갖추지 않아도 됩니다. 우리 회사 정보를 한 번 저장해 두면 다음부터는 거래처와 품목만 넣습니다.
- 납품 현장에서 급하게: 먹지 용지나 프린터가 없는 곳에서도 휴대폰으로 작성해 PDF로 저장하고 거래처에 카카오톡이나 이메일로 보냅니다.
- 두 장을 한 번에: 공급자 보관용과 공급받는자 보관용이 A4 한 장에 위아래로 나와 가운데 점선을 잘라 나눠 가지면 됩니다.
- 도장이 필요할 때: 흰 종이에 찍은 도장을 사진으로 올리면 배경을 지우고 공급자 대표 칸의 (인) 자리에 겹쳐 넣습니다. 사진이 없으면 대표자 이름 원형 도장이나 상호 사각 직인을 바로 만들 수도 있습니다.
2거래명세서 작성 순서
- 공급자(우리 회사): 등록번호, 상호, 대표자, 주소, 업태·종목을 넣고 '저장'해 둡니다.
- 공급받는자: 거래처 상호를 넣습니다. 같은 거래로 세금계산서를 발행한다면 거래처 등록번호도 함께 적어 두면 대조가 쉽습니다.
- 거래일자: 실제로 물건을 넘기거나 용역을 마친 날을 적습니다.
- 품목: 품목·규격·수량·단가를 넣으면 줄마다 공급가액(수량×단가)과 세액(10%)이 계산됩니다. 한 장에 12줄까지 들어갑니다.
- 인쇄·PDF: 인쇄 버튼을 누르면 '공급자 보관용'과 '공급받는자 보관용'이 한 장에 나옵니다.
3휴대폰에서 PDF·이미지로 저장해 보내는 법
- 미리보기로 두 장을 확인하고 인쇄 · PDF 저장 버튼을 누릅니다.
- 아이폰: 인쇄 옵션 화면 위쪽의 공유 버튼을 누르고 '파일에 저장'을 고르거나 카카오톡으로 바로 보냅니다.
- 안드로이드: 인쇄 화면 맨 위 프린터 선택에서 'PDF로 저장'을 고르고 저장 버튼을 누릅니다.
- PC: 인쇄 창의 대상을 'PDF로 저장'으로 바꿉니다.
- 이미지로 보내기: '이미지 저장'을 누르면 문서가 PNG 사진으로 만들어집니다. 휴대폰은 이미지를 길게 눌러 사진에 저장하거나 공유 버튼으로 카카오톡에 바로 보냅니다.
4공급가액·세액 계산 예시
| 품목 | 수량 × 단가 | 공급가액 | 세액 |
|---|---|---|---|
| A4 복사용지 (박스) | 10 × 25,000원 | 250,000원 | 25,000원 |
| 토너 카트리지 | 2 × 68,000원 | 136,000원 | 13,600원 |
| 합계 | 386,000원 | 38,600원 |
합계금액은 424,600원이고 한글로는 '일금 사십이만사천육백원정'입니다. 단가에 부가세가 들어 있으면 '계산 방식'에서 '부가세 포함'을 고르면 공급가액을 역산합니다.
5세금계산서와 무엇이 다른가
거래명세서는 서로 확인하는 문서이고, 부가세 증빙은 세금계산서입니다. 세금계산서에는 공급자 등록번호와 성명(명칭), 공급받는자 등록번호, 공급가액과 부가세액, 작성 연월일이 반드시 들어가야 합니다(부가가치세법 제32조). 거래명세서를 받았더라도 과세 거래라면 세금계산서를 따로 주고받아야 합니다.
법인이 건당 3만 원을 넘는 비용을 쓰면서 세금계산서·계산서·신용카드 매출전표·현금영수증 같은 적격증빙을 받지 않으면 증빙불비 가산세(2%)가 붙을 수 있으니, 거래명세서만 받고 끝내지 않도록 챙기세요. 거래 전에 금액을 알리는 서류는 견적서 작성기로 만들 수 있습니다.
자주 묻는 질문
휴대폰으로 거래명세서를 써서 보낼 수 있나요?
네. 휴대폰에서 입력한 뒤 인쇄 버튼을 누르고 PDF로 저장하면 파일로 받을 수 있습니다. 납품 현장에서 바로 만들어 거래처에 카카오톡이나 이메일로 보내면 됩니다. '이미지 저장'을 누르면 PNG 사진으로도 받을 수 있습니다.
거래명세표와 거래명세서는 같은 건가요?
같은 용도의 서류를 부르는 이름이 다를 뿐입니다. 납품한 품목·수량·금액을 공급자와 공급받는자가 함께 확인하는 문서이고, 법정 서식이 없어 어느 이름으로 써도 됩니다.
거래명세서와 세금계산서는 뭐가 다른가요?
거래명세서는 납품한 품목·수량·금액을 서로 확인하려고 주고받는 문서로 법정 서식이 없습니다. 세금계산서는 부가가치세법에 따른 증빙으로, 공급자 등록번호·성명(명칭), 공급받는자 등록번호, 공급가액과 부가세액, 작성 연월일이 반드시 들어가야 합니다. 거래명세서가 세금계산서를 대신하지는 못합니다.
거래명세서는 왜 두 장을 쓰나요?
공급자와 공급받는자가 같은 내용을 한 장씩 보관하려고 두 장을 씁니다. 그래서 먹지(NCR) 용지를 많이 쓰는데, 이 작성기는 공급자 보관용과 공급받는자 보관용을 A4 한 장에 위아래로 함께 인쇄합니다.
공급가액과 세액은 어떻게 계산되나요?
줄마다 수량×단가가 공급가액이고, 과세 품목은 공급가액의 10%가 세액입니다. 원 미만은 버림이 일반적이지만 회사 방식에 맞춰 반올림으로 바꿀 수 있습니다. 단가에 부가세가 포함돼 있으면 '부가세 포함'을 고르면 공급가액을 역산합니다.
거래명세서에 공급받는자 사업자번호를 꼭 써야 하나요?
거래명세서는 법정 서식이 아니라 필수는 아닙니다. 다만 같은 거래로 세금계산서를 발행한다면 공급받는자 등록번호가 필요하니 함께 적어 두면 대조하기 편합니다.
거래명세서는 얼마나 보관해야 하나요?
거래 관련 증빙 서류는 국세기본법에 따라 법정 신고기한이 지난 날부터 5년간 보관하는 것이 원칙입니다. PDF로 저장해 두면 보관이 편합니다.
입력한 회사 정보는 어디에 저장되나요?
'우리 회사 정보 저장'을 누르면 지금 쓰는 브라우저에만 저장됩니다. 서버로 보내지 않으며, 다른 컴퓨터나 브라우저에서는 다시 입력해야 합니다.
※ 거래명세서는 법정 서식이 없습니다. 세금계산서 기재사항: 「부가가치세법」 제32조. 증빙 보관: 「국세기본법」 제85조의3(5년).